Expertises Galtier a développé OPTIWORK le nouveau module de workflow.

Ce module permet la gestion informatisée des procédures de suivi des immobilisations, il crée un lien entre les services techniques et les services comptabilités et assure une meilleure traçabilité par la validation des étapes de suivi des immobilisations. L’expérience prouve qu’il existe souvent des distorsions importantes entre le fichier comptable des immobilisations et les biens physiques réellement présents et utilisés.

Ces distorsions proviennent souvent d’un manque de communication entre les services comptabilité et les services techniques et également d’une absence ou du non respect des procédures de suivi des immobilisations.
Le suivi d’une bonne gestion des immobilisations dépend donc de l’implication des services techniques.

Le module développé par Expertises Galtier assure une meilleure traçabilité par la validation des étapes de suivi des immobilisations.
Le fichier des immobilisations devient un outil transversal, une base de données précieuse utilisable par tous les services.
Avec une informatisation des procédures, les gestionnaires ont accès à tout moment à la liste du matériel, d’où un intérêt accru pour le suivi des procédures.

OPTIWORK confère les avantages suivants :
un gain de temps pour les gestionnaires qui ont accès à une liste de tâches à réaliser sur les immobilisations,
un meilleur suivi et une meilleure traçabilité car chaque événement doit être validé dans l’outil informatique,
un gain de temps, le service « Immobilisation » peut visualiser les immobilisations en attente de validation,
aucune saisie supplémentaire : les processus sont générés automatiquement par OPTIMMO.

Le workflow OPTIWORK s’adapte aux procédures de chaque entreprise. Exemples :

pour un étiquetage :
Un responsable technique réceptionne un bien, pose une étiquette et valide dans le workflow OPTIWORK l’entrée de cette immobilisation dans son parc.
Les services comptabilité complète alors la fiche immobilisation par l’information comptable. La fiche immobilisation est créée, complète et compréhensive par tous les interlocuteurs.

pour un transfert de bien vers un autre site :
Le responsable du site accueillant le bien valide l’arrivée du bien.
La fiche d’immobilisation est à jour.

pour la mise en service d’un bien :
Un gestionnaire a accès à la liste de ses immobilisations en cours dans OPTIWORK et valide leurs mises en service le moment voulu.

pour la mise au rebut d’un bien :
Un responsable technique signale au responsable « Immobilisation » via un processus du workflow le numéro de code à barres et les caractéristiques du bien à mettre au rebut.

pour l’acceptation de budgets, de commandes, …